Evenementen en congressen

Doelstellingen en doelgroep

Wat wil je bereiken met het evenement? Gaat het om mensen in verbinding te brengen? Het introduceren van nieuwe wet- en regelgeving? Het feestelijk afsluiten van een traject? Of het vergroten van de zichtbaarheid. En voor wie organiseer je dat dan? Het is belangrijk dat je de doelgroep goed kent. Ga niet af op vermoedens maar doe onderzoek naar je doelgroep. Verken waar hun interesses liggen en hoe je ze het beste kunt bereiken.

Budget

Inventariseer eerst wat de kosten zijn en hoeveel je aan het evenement wilt of kunt uitgeven. Op basis hiervan maak je een voorlopig budget, dat je nader kunt specificeren naarmate je offertes ontvangt. Ook is het belangrijk om een limiet in te stellen voor hoeveel je aan de verschillende onderdelen mag uitgeven. Reserveer in ieder geval altijd een deel van het budget voor onvoorziene kosten.

Locatie en datum

De locatie moet aansluiten bij de doelgroep en de deelnemers inspireren. De uitstraling van de locatie speelt een grote rol bij de ervaring van bezoekers. Daarnaast is de bereikbaarheid van de locatie essentieel. Komen de bezoekers uit het hele land? Dan is het handig om een centrale locatie te kiezen. Ga ook voor een locatie die zowel met de auto als met het openbaar vervoer goed te bereiken is. Houd er ook rekening mee dat het voor drukke evenementenperiodes en populaire locaties nodig is om 10 tot 12 maanden voor het evenement een aanvraag doen. En let ook op vakanties, feestdagen en andere belangrijke evenementen.

Opbouw van de dag

• Houd rekening met tijd voor registratie, een warm welkom, (persoonlijk) ontvangst etc. voordat het echte programma begint.
• Zorg bij de plenaire opening voor een energieke spreker of dagvoorzitter die de gasten weet te enthousiasmeren. Om te voorkomen dat de aandacht van de gasten verslapt, is het belangrijk dat de opening bij voorkeur niet langer dan een uur duurt. Na de opening is het handig om een pauze in te lassen voordat de nieuwe programmaonderdelen beginnen.
• Plan het programma niet te vol en biedt keuze. Deelnemers hebben graag een beetje controle over het programma, laat ze zelf bepalen naar welke sessie ze gaan. Dit kun je bijvoorbeeld opnemen in het online registratieproces.
• Neem voldoende pauze- en eetmomenten op in het programma. Zeker als evenement in het teken staat van elkaar ontmoeten.
• Sluit de dag af met een plenaire afsluiting en eventueel een netwerkborrel. Plan de plenaire afsluiting niet te laat, want dit kan een drempel zijn om te blijven.
• Nog wat laatste tips: plan de belangrijkste sessies als eerste, zodat de deelnemers nog fris zijn en de informatie beter onthouden. Maar ook aan het eind van de dag is het essentieel om een goede invulling te geven aan het programma. Met een goede afsluiting of populaire spreker houd je de deelnemers gemotiveerd om tot het eind te blijven.

Randvoorwaarden

• Naast het inhoudelijke programma is het belangrijk oog te hebben voor details, zoals de voorzieningen voor de sprekers en opstellingen in de zaal of zalen. Zorg ervoor dat je van tevoren precies weet wat de dagvoorzitter en sprekers prettig vinden: een handmicrofoon, headset, katheder, afkijkschermen, mogelijkheden om een presentatie te tonen. En vraag ook hoe de spreker aangekondigd wil worden.
• Ook de zaalopstellingen zijn belangrijk. Bedenk van tevoren hoe de gasten gaan zitten tijdens de verschillende sessies. Dit hangt af van het type sessie en ruimte. Wordt het bijvoorbeeld een presentatie van een spreker? Of staat de discussie centraal? Hiervoor zijn andere opstellingen wenselijk.

Draaiboek

Het draaiboek is het belangrijkste instrument voor alle betrokkenen bij jouw evenement. Het moet voor iedereen duidelijk zijn wat er komen gaat en wie welke verantwoordelijkheden heeft. Het draaiboek bestaat uit 3 verschillende onderdelen:

• de opbouw
• het evenement zelf
• de afbouw

In de praktijk ben je als communicatieadviseur vaak verantwoordelijk voor het evenement zelf. Toch is het belangrijk om ook de andere onderdelen goed in de gaten te houden en te controleren of deze qua verwachtingen en tijden op elkaar aansluiten. In het draaiboek staan alle activiteiten van de uitvoeringsfase. Ook bevat het een lijst met contactpersonen van alle betrokken partijen. Hierna volgt het programma met een opsomming wat, wanneer, door wie en waar moet worden uitgevoerd. Plan in ieder geval 1 week voorafgaand aan het evenement een afspraak in met de locatie en belangrijke betrokkenen om het draaiboek te bespreken zodat alles voor iedereen duidelijk is en eventuele feedback verwerkt kan worden.

Evaluatie

Blik terug op het verloop van de bijeenkomst. Kijk naar wat wel en niet goed verliep en bespreek met het team hoe bepaalde situaties in de toekomst voorkomen kunnen worden. Zijn de doelstellingen gehaald? Hoe zijn de eerste reacties? Zet direct zoveel mogelijk punten op papier. Een ander onderdeel van de evaluatie is het verzamelen van feedback van gasten. Stuur de gasten via e-mail een feedbackformulier. Zo hoor je de ervaringen van de gasten en dit kun je gebruiken om een volgende keer nóg beter aan hun wensen te voldoen.

Nazorg

Een goede opvolging na het evenement is essentieel om deelnemers terug te laten keren naar je volgende evenement. Denk aan bedankmails, aftermovies, delen van getoonde presentaties etc. Denk van tevoren goed na over wat je wilt gaan delen.