Met een debriefing zet je gestructureerd en beknopt op papier wat is afgesproken tijdens de intakegesprek(ken). Je kunt het zien als een verslag van jouw interpretaties van de vraag en het levert je een overzichtelijk document op dat je kan afstemmen met je opdrachtgever. Zo weten jullie beiden hoe de samenwerking eruit komt te zien en wat jouw rol en bijdrage zal zijn.
De onderdelen van een debriefing
Een debriefing beschrijft in ieder geval de onderstaande punten:
- Wie is de aanvrager?
Noteer hier de gegevens van de aanvrager/opdrachtgever. Noteer ook de contactgegevens, de bereikbaarheid en afspraken over contactmomenten.
- Wat is de uitdaging of welk probleem wil je met communicatie oplossen?
Tijdens de intake heb je samen met je opdrachtgever een start gemaakt met de probleemanalyse. Noteer die analyse kort en bondig in de debriefing.
- Wat zijn de achtergrond en aanleiding van het project of de opdracht?
Noteer kort en bondig de aanleiding voor de opdrachtgever. Wat heeft hij/zij jou verteld tijdens het intakegesprek? Noteer daarbij ook kort de historie en de aanknopingspunten of relaties met andere projecten.
- Wat zijn de beleidsdoelstellingen en afgeleide communicatiedoelstellingen?
Welke beleidsdoelstellingen heeft jouw opdrachtgever en welke communicatiedoelstellingen hebben jullie daaraan gekoppeld?
- Wat ga je opleveren?
Dit is een van de belangrijkste stappen in je debriefingsproces. Beschrijf hier zo concreet mogelijk wat je oplevert. Hiermee toon je aan dat je de aanvraag goed hebt begrepen en heb je bij een positieve terugkoppeling direct zwart-op-wit een goedkeuring.
- Wat zijn de randvoorwaarden?
Ook dit is een belangrijke stap van de debriefing. Hierin beschrijf je wat je nodig hebt en ook wat buiten de opdracht valt. Denk hierbij aan zaken als: Wat hoort niet bij het resultaat? Wat heb je nodig om te kunnen starten? Wat is het budget en is dat voldoende? En zijn er externe obstakels die het resultaat kunnen beïnvloeden?
- Wat zijn de effecten van het project/de opdracht?
Afhankelijk van de complexiteit van het project kunnen de effecten verder reiken dan de doelstelling of wat je oplevert. Sta bijvoorbeeld stil bij de vragen zoals: Is er een achterliggende doelstelling van de organisatie of van de afdeling waaraan dit product of deze dienst bijdraagt? Is er een hoger (organisatie)doel, maatschappelijk onderwerp, politieke kwestie waar de oplevering effect op moet hebben?
- Informatie over de doelgroep(en)
In je intakegesprek(ken) heb je gesproken over de doelgroepen en de kenmerken van deze groepen. In je debriefing schrijf je deze groepen uit. Je kunt hier ook persona’s voor maken en die opnemen in je debriefing.