Intake

Intake en opdrachtformulering

Opgave in kaart brengen

Kennis & tips

Een goede intake helpt je om de communicatievraag boven tafel te krijgen. Om goed zicht te krijgen op de wensen en rolverdeling, zijn vaak meerdere gesprekken nodig. Onderstaande checklist voor de intake biedt een geheugensteuntje.

Feedback geven

Op deze pagina

    Het doel van de checklist is om wederzijdse ambities duidelijk te verwoorden en afspraken te maken over inzet, resultaten en verwachtingen. Door het project te starten vanuit een gedeelde visie, vergroot je de kans op een succesvolle samenwerking.

    Deel 1: Verkenning

    In dit deel van de intake vraag je naar de aanleiding, context en status van het project.

    • Analyseer de politieke context
      In dit eerste intakegesprek analyseer je in welke politieke en maatschappelijke context het project zich bevindt. Ligt er bijvoorbeeld een motie of staat er een kortetermijnopgave in het coalitieakkoord? Dan vraagt dat om een snel(ler) proces.
      Gaat het om een gebeurtenis in de samenleving met een groot direct maatschappelijk effect? Ook dan kan een snel proces nodig zijn. Het effect kan ook trager zijn (bijvoorbeeld stijging van de waterspiegel). Dan heeft het beleidsproces waarschijnlijk een langer traject nodig met bijvoorbeeld meer onderzoek en scenariostudies. Dat geeft ook lucht aan het communicatietraject. Wat ook kan, is dat de urgentie laag is en het te verwachten maatschappelijk effect klein. Overweeg dan of je de opdracht wel moet oppakken of dat de communicatie over het onderwerp op een andere manier tot stand kan komen.
    • Bepaal de beleidsfase
      Het is van belang om te weten in welke fase van beleid je zit. Dit heeft namelijk directe impact op de manier waarop je het project qua communicatie kan oppakken. Lees hier meer over op de pagina over Communicatie in beleidsfases.
    • Spreek de verwachtingen uit
      Dit eerste analyserende deel van het intakegesprek sluit je af met het uitspreken van de verwachtingen. Wat verwacht je zelf van de opdracht en wat heb je nodig? En wat verwacht de opdrachtgever van jou als communicatieprofessional? Zijn dat adviezen, creatieve ideeën of ook een concreet plan van aanpak inclusief de uitvoering? Kortom: welke afspraken kun je maken over de gewenste inbreng?

    Deel 2: Verdieping

    In dit deel van de intake ga je dieper in op de opdracht.

    • Formuleer het probleem
      Welk probleem wil de opdrachtgever met communicatie aanpakken? Wat moet er na afronding van het project zijn veranderd of aangepakt?
    • Analyseer de omgeving
      Zet al tijdens het intakegesprek een eerste stap om de omgeving in kaart te brengen. Wie zijn de betrokken organisaties en personen, intern en extern? Wie zijn betrokken bij het beleidsproces en bij de uitvoering? Welke rol hebben zij en hoe beïnvloeden zij elkaar? De intake geeft waarschijnlijk geen sluitende antwoorden, dus dit vraagt om meer (omgevings)onderzoek.
    • Verken de historie
      Is er al een keuze gemaakt voor bepaalde maatregelen, bijvoorbeeld een subsidie of een verbod?
      Wat is er al aan communicatie gedaan en door wie? En wat was daarvan het resultaat?
      Zijn er bijzondere problemen, kansen of achtergrondinformatie die van belang zijn bij de communicatie?
      Welk onderzoek is al gedaan? Wat is al bekend?
    • Formuleer het doel
      Sta stil bij het doel van de opdracht: Wat willen we bereiken? Maar ook: Hoe past dit project in het grotere geheel van onze organisatie? Zijn er soortgelijke projecten en welke doelstelling(en) hebben deze projecten of dit programma? Maak bij het formuleren van het doel onderscheid in communicatie-, gedrag-, en beleidsdoelstellingen. Bespreek ook met je opdrachtgever wanneer het een geslaagd project is. Wanneer zijn we tevreden?
    • Bepaal de doelgroep
      Wie is/zijn de belangrijkste doelgroepen en wat weten we al over hun belangen en standpunten?

    Deel 3: Uitvoering

    In dit deel van de intake blik je vooruit op de uitvoering van de opdracht.

    • Organisatie van de samenwerking
      Hoe kan de onderlinge samenwerking worden vormgegeven? Hoeveel capaciteit is er beschikbaar? Is er eventueel ruimte om extra mensen aan te trekken?
    • Bepaal het budget
      Hoeveel budget is er beschikbaar en wat valt er onder dit budget?
    • Maak een planning
      Sta stil bij de planning van het project en bij je eigen planning. Hoeveel tijd vraagt dit project van jou en eventueel van anderen? Is het haalbaar, naast je bestaande taken?
      Wat is het tijdpad? Hoe lang gaat het project in totaal in beslag nemen en wanneer worden er piekmomenten verwacht?

    Nadat je de intake hebt gedaan en alles voor jezelf op en rijtje hebt gezet, biedt de checklist debrief je handvatten om concrete afspraken te maken over jouw bijdrage aan het project.


    Zie ook