Offline aan de slag?
Klik op de knop hieronder om een leeg format met de Ringen van invloed te downloaden dat je kan uitprinten.
Wat levert het op?
Deze analyse kan je vanuit 2 perspectieven invullen: vanuit de feitelijke (waarneembare) situatie of juist door de gewenste situatie uit te werken. De stap van het feitelijke perspectief naar het wenselijke perspectief levert in veel gevallen input voor de communicatiestrategie. Per rol en mate van betrokkenheid kan je bepalen wat je doelstellingen en inzet moeten zijn. Deze analyse is daarmee voor veel communicatieadviseurs de stap van de verkenning naar de strategie, omdat je hier de rollen verdeelt en dan de keuze maakt hoe je de belangrijkste partijen gaat benaderen.
Gebruik je de Ringen van invloed voor het eerst of wil je je geheugen even opfrissen? Lees dan onderaan de pagina de uitleg over de rollen in het model voordat je aan de slag gaat.
Tips voor het gebruik van de tool
Let op: het is niet mogelijk om tussendoor op te slaan tijdens het gebruiken van de invulbare tool. Zo lang je tab/browser openstaat, is je input nog beschikbaar. Bij de laatste stap in de tool kan je kiezen wat je met de opbrengst wil doen: opslaan als pdf, als visual of uitprinten.
- Start met de naam van het project, de datum en de fase waar deze analyse over gaat. Op die manier kan je analyses met elkaar vergelijken.
- Welke rol een actor feitelijk heeft, welke rol deze zou willen en welke rol jij wenselijk vindt, dat zijn drie verschillende analyses. Zorg dat je steeds helder bent over welke analyse je maakt. Dit vul je ook in bij het eerste scherm.
- Een actorenanalyse helpt om je te richten op de belangrijkste partijen. Het kan daarom handig zijn om die vooraf te doen en af te stemmen met (beleids)collega’s. Of neem anders wat extra tijd om de meest relevante actoren te benoemen.
- Doe deze analyse opnieuw zodra het project een nieuwe fase ingaat. Op die manier kan je de veranderingen monitoren en bepalen of een andere verdeling in rollen of de mate van betrokkenheid nodig is.
- Per keer kan je de Ringen van invloed met maximaal 20 partijen doorlopen.
De rollen en niveaus in de Ringen van invloed
Bij de Ringen van invloed deel je betrokkenen in aan de hand van de rol die zij vervullen in het project of dossier:
- Beslissers: dit zijn de personen of partijen die bevoegd zijn om besluiten te nemen.
- Beïnvloeders: zij oefenen invloed uit (vaak op de beslissers) en kunnen daarom indirect effect hebben op het verloop van het project.
- Toeleveranciers of uitvoerders: zij zijn nodig voor het slagen of uitvoeren van het project, door kennis, mankracht of middelen te leveren.
- Gebruikers of afnemers: zij voelen de impact van het uitgevoerde project of ondervinden de gevolgen ervan.
Na het indelen van de betrokkenen in de verschillende rollen, bepaal je wat hun (feitelijke of gewenste) mate van betrokkenheid is. Je kan hiervoor uit 4 niveaus kiezen:
- Meebeslissen: dit niveau gaat niet alleen over de partijen of personen die formele beslissers zijn, maar hier kunnen ook betrokkenen staan met doorslaggevende invloed op het project.
- Meewerken: hier komen de betrokkenen te staan die daadwerkelijk meewerken aan het project.
- Meedenken: dit zijn de betrokkenen waarvan het projectteam een bepaalde inhoudelijke inbreng hoopt te krijgen.
- Meeweten: deze betrokkenen spelen geen actieve rol in het project of in een bepaalde projectfase, maar moeten wel op de hoogte gehouden worden. Bijvoorbeeld omdat ze later een formele beslisser zijn (zoals de Tweede Kamer) of een partij die bij de uitvoering een rol gaat spelen.
Als de verwachtingen van anderen over deze rollen verschillen, dan moet je hier eerst mee aan de slag. Onduidelijkheid over elkaars rollen en verwachtingen leidt tot ruis.