Communicatiehulpmiddelen ter ondersteuningCommunicatie­hulpmiddelen ter ondersteuning

Na de intake volgt een debriefing. Daarmee zorg je ervoor dat je levert wat de opdrachtgever nodig heeft en voorkom je ruis. Welke punten mogen in een debriefing niet missen?

Een goede intake helpt je om de communicatievraag boven tafel te krijgen. Om goed zicht te krijgen op de wensen en rolverdeling, zijn vaak meerdere gesprekken nodig. Onderstaande checklist voor de intake biedt een geheugensteuntje.

Wat zijn de sterke en zwakke punten van je organisatie of project? En welke externe kansen en bedreigingen spelen een rol? Dit breng je in kaart met de SWOT-analyse. SWOT staat voor Strengths, Weaknesses, Opportunities en Threats (Sterktes, Zwaktes, Kansen en Bedreigingen). Hieronder lees je wat een SWOT-analyse aan inzichten oplevert en hoe je de tool moet gebruiken.

Door zo vroeg mogelijk een heldere projectorganisatie in te richten, kun je als communicatieadviseur goede afspraken maken met andere betrokken. Dit kan je later in het proces veel tijd besparen. Hieronder leggen we je uit hoe je hoe je zo’n projectorganisatie opstelt.

Steeds meer organisaties richten hun communicatie- en projectteams interdisciplinair in. Dit houdt in dat verschillende afdelingen of expertises in een (tijdelijk) team aan een gezamenlijke opgave werken. Wat levert deze manier van werken je op? En hoe ziet zo’n team eruit voor de communicatiediscipline?

Deze analyse geeft een beeld wie de invloedrijke spelers zijn op jouw dossier en wat hun houding is ten opzichte van het onderwerp.

Met de omgevingsscan kan je het krachtenveld rondom een maatschappelijk vraagstuk in kaart brengen. Het helpt je de context ervan te begrijpen en de belangrijkste spelers te onderscheiden.

Welke opstelling kun je verwachten van je samenwerkingspartners? Met de belangen- en vertrouwenmatrix breng je dit in kaart.

Welke rol en invloed hebben partijen op de ontwikkeling van jouw dossier of project? En op welke manier zijn ze betrokken bij het onderwerp? Een Ringen van invloed-analyse biedt inzicht en levert waardevolle bouwstenen op voor je communicatiestrategie.

Hoe kijken betrokken partijen aan tegen de communicatieopgave waar jij voor staat? Met deze analyse krijg je inzicht in de beweegredenen van jouw stakeholders.

Niets is vervelender dan achteraf te moeten constateren dat je in je communicatieaanpak een doelgroep over het hoofd hebt gezien. Daarom is het belangrijk om vooraf alle actoren (belanghebbenden en betrokkenen) in kaart te brengen. Dat kan in 4 overzichtelijke stappen.

Hoe zoeken mensen naar informatie over de diensten van de overheid? Waar lopen ze tegenaan in die zoektocht? Hoe kunnen we ze beter helpen? Bij deze vragen kan de ontwikkeling van een klantreis helpen.